Ein Werkzeugregister zeigt, welches bezahlte Werkzeug Ihnen gehört, wo es steht und in welchem Zustand es ist. Mit einem vereinbarten Änderungsweg muss der Lieferant Änderungen vorab melden. So können Sie diese prüfen, bevor Sie die Ware erhalten.
Bezahlt heißt nicht kontrolliert
Unternehmen bezahlen kundeneigene Werkzeuge, verwalten sie aber selten. Nach einigen Jahren ist oft unklar, wo ein Werkzeug steht, wie viele Schuss es noch hält und ob ein Unterlieferant es nutzt. Bei einem Lieferantenwechsel wird daraus spätestens ein Problem.
- Ist das Eigentum schriftlich festgehalten, zum Beispiel in Vertrag oder Rechnung?
- Trägt das Werkzeug eine eindeutige Nummer und einen Eigentumsvermerk?
- Wo steht es – im Werk des Lieferanten oder bei einem Unterlieferanten?
- Wie viele Schuss hat es bereits, und wann war die letzte Wartung?
- Darf es nur mit Ihrer Zustimmung verlagert werden?
Was ein Werkzeugregister enthält
Ein Werkzeugregister muss nicht aufwendig sein. Diese Angaben reichen für eine verlässliche Zuordnung:
| Feld | Inhalt | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Werkzeugnummer | Eindeutig und am Werkzeug angebracht | Zuordnung bei Verlagerung oder Lieferantenwechsel |
| Eigentümer | Ihr Unternehmen, belegt durch Vertrag oder Rechnung | Nachweis im Streitfall |
| Standort | Werk, Halle, gegebenenfalls Unterlieferant | Fertigung außerhalb des freigegebenen Werks erkennen |
| Revision | Stand von Zeichnung und Werkzeug | Änderungen ohne Freigabe erkennen |
| Schusszahl und Wartung | Aktueller Stand und letzte Wartung | Ersatzbedarf rechtzeitig planen |
| Fotos mit Datum | Werkzeug und Kennzeichnung | Zustand belegen |
Änderungen: der häufigste Auslöser für Qualitätsprobleme
Der Lieferant nutzt günstigeres Granulat, verlagert ein Werkzeug ins Schwesterwerk oder vergibt die Beschichtung an einen neuen Unterlieferanten. Für ihn ist das normaler Betrieb; für Sie kann es eine neue Fehlerquelle sein. Vereinbaren Sie, dass Sie vor der Lieferung geänderter Ware davon erfahren. Der Änderungsweg umfasst diese Schritte:
- Der Lieferant meldet die Änderung vorab.
- Sie bewerten die Änderung anhand von Nachweisen, zum Beispiel Mustern und einem Messbericht.
- Sie entscheiden über die Freigabe.
- Der Lieferant setzt die freigegebene Änderung zum festgelegten Stichtag um.
- Sie bringen Register und Unterlagen gemeinsam auf den neuen Stand.
Ein illustratives Beispiel
Ein Kunststoffteil läuft seit zwei Jahren ohne Beanstandung. Dann schwanken Farbe und Schlagzähigkeit von Los zu Los. Der Lieferant hat das Granulat ohne Meldung bei einem anderen Händler gekauft. Ein vereinbarter Änderungsweg hätte die vorherige Meldung und Bewertung anhand von Mustern verlangt. Ein Unterlagenregister hätte gezeigt, dass sich das Werkstoffzeugnis geändert hat.
Illustratives Beispiel – kein Kundenfall.
Was Sie sofort tun können
Fünf Schritte, die ohne großen Aufwand Klarheit schaffen:
- Eine Werkzeugliste mit Nummern und aktuellen Fotos anfordern.
- Das Eigentum an jedem Werkzeug schriftlich bestätigen lassen.
- Eine Meldepflicht für Änderungen in Bestellbedingungen oder Qualitätsvereinbarung aufnehmen – und rechtlich prüfen lassen.
- Einmal im Jahr eine Bestandsaufnahme vor Ort durchführen.
- Festlegen, wer auf Ihrer Seite Änderungen bewertet und freigibt.
Wo die Grenze liegt
Register und Änderungsweg ergänzen Ihre Verträge. Vertragsprüfung und Rechtsdurchsetzung übernimmt ein Rechtsberater. Mit einem gepflegten Register kann er belegen, was wem gehört und wann sich etwas geändert hat.