„Wird erledigt“ lässt sich noch nicht prüfen. Halten Sie Aufgabe, benannte verantwortliche Person, vereinbarten Nachweis und Termin fest. Dann sehen Sie, ob der Lieferant liefert und wann Sie eskalieren müssen.
Warum Zusagen versanden
Ein Lieferant sagt etwas im Gespräch, per Nachricht oder bei einem Werksbesuch zu. Oft fehlt ein Verantwortlicher, ein Termin oder ein Nachweis. Personalwechsel, Feiertage und die Prioritäten anderer Kunden erschweren die Nachverfolgung. Nach vier Wochen weiß niemand mehr genau, was vereinbart war.
Eine Zusage wird zur Maßnahme, wenn …
Diese fünf Merkmale machen aus einer Zusage eine Maßnahme, die sich nachhalten lässt:
- sie genau formuliert ist: was, in welchem Umfang, bis wann;
- beim Lieferanten eine verantwortliche Person benannt ist;
- ein Nachweis vereinbart ist, zum Beispiel Fotos, ein Messprotokoll oder ein Dokument;
- ein Termin für die Prüfung feststeht;
- sie schriftlich bestätigt ist – in der Sprache, die beim Lieferanten gilt.
Beispiel einer Maßnahmenliste
Illustratives Beispiel – kein Kundenfall. So sieht eine Maßnahmenliste aus, die sich in wenigen Minuten prüfen lässt:
| Maßnahme | Verantwortlich beim Lieferanten | Vereinbarter Nachweis | Termin | Stand |
|---|---|---|---|---|
| Grat an der Trennebene beseitigen | Fertigungsleitung | Fotos und Messprotokoll von 50 Teilen | 12. Oktober | offen |
| Verpackung auf Einzelbeutel umstellen | Logistik | Foto eines Musterkartons | 5. Oktober | erledigt, belegt |
| Messschieber kalibrieren lassen | Qualitätsleitung | Kalibrierschein | 30. September | überfällig |
Prüfen Sie Maßnahmen regelmäßig
Eine Liste hilft erst, wenn Sie sie regelmäßig prüfen. Eine kurze Wochenübersicht zeigt offene, erledigte und überfällige Maßnahmen. Im Monatsbericht bewerten Sie die Entwicklung und sehen, welche Entscheidungen bei Ihnen liegen.
Vereinbaren Sie für überfällige Maßnahmen einen Eskalationsweg mit Terminen. Er führt von der Sachbearbeitung über die Fertigungs- oder Qualitätsleitung bis zur Geschäftsleitung.
Nur was belegt ist, ist erledigt
Der Lieferant meldet die Nacharbeit eines Loses als abgeschlossen, zeigt aber nur Fotos von 5 der 40 Kartons. Damit ist ein Achtel belegt; für den Rest fehlt der Nachweis. Eine Maßnahme gilt erst als erledigt, wenn der vereinbarte Nachweis vorliegt und geprüft ist.
Wann Unterstützung vor Ort sinnvoll ist
Nachhalten kostet Zeit, besonders bei mehreren Lieferanten, sechs bis sieben Stunden Zeitverschiebung und Rückfragen auf Chinesisch. Unterstützung vor Ort lohnt sich bei regelmäßig überfälligen Maßnahmen oder Nachweisen, die sich nur im Werk prüfen lassen. Sie hilft auch, wenn Ihnen die Zeit für den wöchentlichen Rhythmus fehlt.